Assinatura de Documento

Sumário

1. Conceito

Se você é signatário de um processo de assinatura realizado através do Sign, ou seja, recebeu um link de assinatura, através dessa página você saberá como é fácil assinar ou recusar documentos, seja eletronicamente ou digitalmente.

2. Pré- Requisitos

• Receber link para assinatura de documento(s), seja por e-mail, notificação na Plataforma SeniorX, SMS ou WhatsApp;
• Clicar no link recebido para visualizar documento(s) do processo.

3. Processos

O SIGN é a plataforma escolhida pelo solicitante para conduzir a assinatura eletrônica ou digital de documento(s) do qual você é signatário. Para saber mais sobre os conceitos do SIGN, acesse nosso manual clicando aqui.

Como signatário, você tem a opção de assinar ou recusar o(s) documento(s) do processo. A seguir, apresentamos um passo a passo para cada alternativa.

3.1 Acessando o Link para Assinar Documento(s)

O processo de assinatura de documento(s), seja eletrônica ou digitalmente, é bastante semelhante. A principal diferença no procedimento ocorre após o clique no botão Assinar Documento, quando o sistema solicita a autenticação da assinatura de maneiras distintas. Vamos ver isso mais adiante.

Antes disso, é importante destacar as formas como o(s) documento(s) são apresentados para assinatura ao acessar o link de um processo.

• Quando há apenas um documento no processo de assinatura: O sistema vai mostrar a tela com o documento que precisa ser assinado.
  
  



• Quando houver mais de dois documentos no processo de assinatura: O sistema apresenta uma lista de todos os documentos existentes no processo de assinatura, o solicitante do processo e a data em que foi encaminhado para assinatura.
  
  

Ao clicar em Visualizar, será possível visualizar os documentos.

• Quando os documentos possuem leitura obrigatória: O sistema além de apresentar a listagem de todos documentos existentes no processo de assinatura, irá controlar através do campo “Status” se o documento foi lido, observe que o botão Assinar Documento está desabilitado. Ele só irá habilitar, permitir clique somente após a leitura obrigatória de cada documento do processo de assinatura.

Cada documento é marcado como lido quando o signatário efetua a leitura e seleciona a caixa de seleção destacada na imagem a seguir.

• Opções na tela de assinatura:
  • Guia Geral: Exibe todas as informações referentes ao envelope, como título, responsável pela solicitação, data de solicitação, geolocalização, status e confirmação de leitura.
  • Guia Histórico: Mostra todo o histórico das informações desde a criação do envelope até a assinatura. Para mais detalhes, consulte nosso manual.
  • Guia Acompanhar Assinaturas: Permite ao usuário acompanhar todas as assinaturas pendentes e concluídas. Para mais informações, acesse o manual Acompanhar Assinaturas.

3.2 Assinar Documento

• Quando o signatário for externo ou interno e a assinatura for digital: Quando a assinatura é digital, ou seja, exige um certificado digital, ou ainda, quando o solicitante definiu o tipo de assinatura como Opcional. Nesse caso, se o signatário possuir um certificado digital, poderá usá-lo para assinar; caso contrário, fará uma assinatura eletrônica.

Ao clicar no botão Assinar Documento, o sistema exibirá uma nova tela para preenchimento dos dados do certificado digital, conforme mostrado na imagem a seguir.

Após concluir o processo, clicar na opção Assinar Documento.

• Quando o signatário for interno e a assinatura for eletrônica: Quando o signatário for interno, ou seja, possuir login na plataforma SeniorX, e estiver logado no mesmo navegador em que abriu o link da assinatura, o sistema não exigirá o TOKEN, pois a autenticação de login da SeniorX já utiliza duplo fator de autenticação. Por outro lado, se o usuário possuir login, mas abrir o link em outro navegador ou não estiver logado no momento, o sistema solicitará o TOKEN para confirmação do processo.
  
Nesse caso, poderá seguir o passo a passo do item Quando signatário for externo e assinatura for eletrônica.
• Quando signatário for externo e assinatura for eletrônica: É importante destacar que um signatário externo é qualquer signatário do processo que não possui login de acesso à plataforma SeniorX.

Sempre que um signatário externo for assinar um processo no SIGN, o sistema solicitará um TOKEN, que será enviado por e-mail, SMS e/ou WhatsApp, conforme as opções de notificação definidas pelo solicitante na configuração do processo.

O TOKEN é composto por 5 caracteres, incluindo números, letras maiúsculas e minúsculas, gerados dinamicamente para garantir a segurança. O assinante recebe o código por e-mail e, ao abrir a mensagem, ele é exibido automaticamente. Cada código tem validade de 30 minutos.

• Exemplo de TOKEN enviado via e-mail:
  

Digite o código recebido e marque a opção Declaro que li e concordo com os termos de serviço.Em seguida, clique no botão Assinar Documentos.

Pronto! O documento foi assinado por você. Esse link não estará mais disponível após o encerramento do processo. Ou seja, quando todos os signatários assinarem o documento ou pelo menos um deles recusá-lo, o sistema enviará uma cópia para todos os signatários do processo.

3.2.1 Preenchimento Campos Adicionais

O solicitante do envelope pode adicionar campos personalizados para serem preenchidos pelos signatários durante o processo de assinatura. Esses campos podem ser obrigatórios ou opcionais, conforme a necessidade do fluxo.

É possível incluir diferentes tipos de campos, como texto (para informar e-mail ou número de série, por exemplo), seleção de opções, data e hora da assinatura, entre outros. Os campos mais comuns são Assinatura e Rubrica, utilizados para representar digital e graficamente a assinatura do signatário.

• Campos de Assinatura ou Rubrica: O signatário pode escolher entre três formas práticas de representação gráfica da sua assinatura ou rubrica.
• Fonte disponibilizada: Nessa modalidade, estão disponíveis 10 estilos de fonte para representação da assinatura e da rubrica. O signatário deve informar seu nome completo, enquanto o campo de rubrica é preenchido automaticamente com as iniciais. Caso deseje, o signatário pode alterar o conteúdo da rubrica conforme sua preferência.
• Desenho: Permite que o signatário desenhe à mão livre sua assinatura ou rubrica. O desenho é replicado automaticamente nos campos de assinatura e rubrica.
• Imagem Personalizada: O signatário pode fazer upload de uma imagem de sua assinatura, rubrica ou chancela de identificação. A imagem deve estar nos formatos JPEG ou PNG e pode ser uma assinatura previamente digitalizada ou outro arquivo contendo os dados do signatário que ele deseja usar para representar sua assinatura.

O campos de Assinatura e Rubrica geralmente são adicionados pelo solicitante em várias páginas de um documento dentro de um envelope, que pode conter múltiplos documentos. Ao preencher esses campos em um envelope, eles são replicados automaticamente em todas as páginas e documentos do envelope.

3.3 Recusar Documento

Ao receber um processo de assinatura, a assinatura deve ser realizada apenas quando os dados do(s) documento(s) estiver(em) corretos e houver concordância com o conteúdo. No entanto, caso o signatário não concorde integralmente, o SIGN permite que signatários internos ou externos recusem o processo de assinatura.

Ao clicar no botão Recusar Documento, o sistema exibe uma tela para que o signatário informe o motivo da recusa.

Após essa etapa, o fluxo do sistema segue o mesmo processo da ação Assinar documento. Ou seja, o sistema exige a autenticação conforme o tipo de assinatura (Digital, Opcional ou Eletrônica) e verifica se o signatário interno está ou não logado na plataforma SeniorX.

3.4 Assinar Documento via Smartphone

A assinatura dos envelopes disponibiliza também uma opção para assinatura via Smartphone, através do portal Senior Flow > SIGN > Gestão de envelopes;

• Crie um novo envelope e envie para assinatura;
• Abra o e-mail no qual o envelope foi enviado;
• Clique no botão Visualizar Documentos ou no link indicado, será apresentada a tela para o navegador:

Ao acessar o documento para assinatura, serão disponibilizados dois botões de ação: Assinar documento ou Recusar Assinatura, ao selecionar,um TOKEN será criado:

• Intercale entre o aplicativo de e-mail (Gmail, Outlook, etc.), copie o token recebido;
• Volte ao navegador, cole o token copiado e conclua a assinatura do envelope.

Dependendo da ação que o signatário realizará, a nomenclatura pode ser ajustada conforme definido pelo solicitante na configuração do processo. Esse ajuste incorpora a função do signatário no contexto da assinatura. Por exemplo: Assinar como testemunha.

Pronto! O documento foi assinado por você. Esse link não estará mais disponível após o encerramento do processo. Ou seja, quando todos os signatários assinarem o documento ou pelo menos um deles recusá-lo, o sistema enviará uma cópia para todos os signatários do processo.